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採用・不採用を電話で伝える時の適切な言い方と注意したい点

   

採用・不採用を電話で伝える時の適切な言い方と注意したい点

就職やバイトの面接後、採用・不採用の連絡は電話で伝えられることが多いようです。

なかなか連絡がもらえずに、いつまで待てばいいのかわからない場合は、自分から電話をかけて聞くことも手段の一つです。

しかし電話の受け答えや、言い方によっては採用を見送られてしまうケースもあり、適切な電話対応をマスターしておきたいところ。

今回はそんな電話での言い方やタイミングなど、注意しておきたいポイントをまとめてみました。

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不採用の場合電話で伝える適切な言い方

経理部のAさんが今度結婚することになり、退職を申し出てきました。

仕事と家庭を両立させてはどうかとずいぶん勧めたのですが、結婚相手の方とも話し合って、やはり専業主婦を選択したいということでした。

経理部の副部長として欠員募集を担当することになりました。

ハローワークを通じて求人を申し込んだのですが、1名の募集に対して7人の応募がありました。

採用面接の結果1名の方が採用決定となったのですが、他6名の方に対して不採用の通知をしなくてはなりません。

そこで悩むのは不採用の通知はどのように伝えればいいのかです。

まず通知はちゃんと文書でするべきなのでしょうか、それとも電話で構わないものでしょうか?そして不採用通知の文面とは通常どのようなものにするのか、電話ではどのように伝えるべきなのでしょうか?また相手としてはどうして自分が不採用になったのか、理由を知りたいこともあると思います。

その場合どの程度まで詳しく理由を伝えるべきなのでしょうか?

不採用の場合の電話の言い方は事実を伝えるのみ!

会社にとって必要なスキルを持ち、社風に合うかどうかなどを見るだけですので、不採用を知らせる場合は原則的に結果だけを伝えれば良いでしょう。

テンプレートのようなものをあげておきます。

「この度は弊社社員募集への応募、誠にありがとうございました。

厳正な審査をさせて頂きましたが、残念ながら今回はご採用を見合わせさせて頂くことになりました。

募集人数に対して多くの応募を頂いたため、大変苦慮した末の決定となりました。

ご希望に添うことが出来ず当社としても心苦しいばかりですが、ご理解頂ければ幸いと存じます。

ご応募頂いたことに深く感謝したします。

今後のご活躍をお祈りしております」
気をつけなければならないのか、不採用通知だからといって、ぞんざいな書き方をしてはならないことです。

相手にしてみれば不採用ということでショックを受けているはずです。

追い打ちを掛けるようなことをする必要はどこにもありません。

また今後相手と顧客として付き合うこともあるかも知れません。

出来るだけ丁寧に対応するのが基本です。

電話も重要な選考ポイント!? 不採用になるかもしれない言い方

一度内定をもらったのに、会社からの電話への対応がまずくて取り消されることはあるでしょうか?あまり非常識な対応をしていたら、そういうことは十分あり得ると思った方がいいでしょう。

それでは非常識な対応とはどんなものでしょうか。

例えば相手を見下すような態度、タメ口、逆ギレなど、相手に不快感を与えるようなものです。

そんなことするわけが無いと思うかも知れませんが、普段からそういう態度や口をきいている人は要注意です。

そういうのは何かの拍子にぽろっと出てしまうものなのです。

ですから普段からそういうことをしないように、生活態度そのものを改めましょう。

知らない人からの電話に「あんた誰?」、再確認するのに「何?もいちど頼むわ」、相手の言ってることが理解出来ないときに、「何言ってっか分かんないんだけど」、よく聞き取れないときに「なに?聞こえねーよ」日程の打合せに「あ〜その日はだめだわ」こんなことを言ったら相手の心証は一気に悪くなってしまいます。

これでは社会人として失格です。

悪くすれば内定取り消しもあり得ない話ではありません。

もう一つ気をつけて欲しいのが「嘘」です。

すぐばれるような嘘をついたら信用を無くします。

電話で不採用かを尋ねる言い方

通常不採用通知は3日から1週間程度で出す会社が多いと思います。

しかし選考方法や色々な都合から会社によって様々ですので、いつ通知をもらえるのかは出来たら確認しておきたいところです。

確認として良いタイミングは面接の時でしょう。

大抵最後に何か質問はありますか?と聞かれますから、その時に通知がいつ頃になるのか聞いておきましょう。

今日来るか明日来るか不安な毎日を過ごすのは辛いものですし、不採用になった場合次のアクションをどうするか、いつ結果が分かるか分かっていれば予定も立てやすいでしょう。

連絡すると言っていた期日内に連絡がない場合、こちらから確認するのは問題ありません。

約束を守っていないのは先方の方です。

約束を守ってくれないのであれば、その会社で働くべきか、不信感が芽生えても仕方がありません。

挨拶、報告、連絡、相談はビジネスの基本中の基本です。

ちゃんと連絡してこないのは、その基本がなっていない証拠です。

こちらから電話を入れて確認する場合でも、言葉遣いには十分注意して下さい。

ぶっきらぼうに「私は不採用ですか?」と聞くのではなく、「大変失礼ですが、面接の結果を伺ってよろしいでしょうか?」と丁寧に聞くことを忘れないで下さい。

 もしかして不採用?電話で問い合わせする時に気を付けたい言い方とタイミング

先方の休憩時間に問い合わせの電話を入れるのは避けましょう。

もちろん電話には応対してくれるでしょうが、相手の休憩時間を削ってしまうことになります。

客先の大事な電話ならまだしも、就職の問い合わせだとこんな時間にかけてくるなよと思うのが人情です。

この就職難のご時世に会社探しをするのは大変だろうと思います。

焦るあまり相手の感情を害するような態度を取ってしまうこともあるかも知れません。

特に指定された期日が過ぎているのに、面接の結果がまだ届かない時など、余計イライラするのは仕方が無いことです。

先方がすべきことをしていないから、本来自分がしなくてもいいことをさせられているという気にもなるはずです。

しかしだからといってきついことを言ったり横柄な態度を取っていいことにはなりません。

例え今回だめでも、また次の機会があるかも知れません。

その機会を自ら潰すようなことをしてはならないということです。

常識をわきまえて行動してください。

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