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不採用を電話で伝える時の適切な言い方と注意点

      2019/06/12

不採用を電話で伝える時の適切な言い方と注意点

就職やバイトの面接後、採用・不採用の連絡は文書または電話で伝えることが多いと思いますが、不採用の電話をかけるのは採用側としても負担になるでしょう。

今回はそんな電話での言い方やタイミングなど、注意しておきたいポイントをまとめてみました。

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不採用の場合の電話の言い方は事実を伝えるのみ

会社にとって必要なスキルを持ち、社風に合うかどうかなどを見ているだけですので、不採用を知らせる場合は原則的に結果だけを伝えればよいでしょう。

テンプレートをあげておきます。

「この度は弊社社員募集への応募、誠にありがとうございました。

厳正な審査をさせて頂きましたが、残念ながら今回はご採用を見合わせていただくことになりました。

募集人数に対して多くの応募をいただいたため、大変苦慮した末の決定となりました。

ご希望に添うことができず、当社としても心苦しいばかりですが、ご理解いただければ幸いと存じます。

ご応募頂いたことに深く感謝したします。

今後のご活躍をお祈りしております。」

今後相手と顧客として付き合うこともあるかもしれません。

できるだけ丁寧に対応するのが基本です。

不採用を電話で伝える時は理由と言い方

不採用の理由を尋ねられても、

「申し訳ありませんが、内部で検討を重ねた結果ですので、それについてはお答えいたしかねます。」

と回答し、理由を伝える必要はありません。

または、

「大変申し訳ございませんが、当社の採用規定がございまして、それについてはお答えいたしかねます。ご理解をお願いいたします。」

と回答しましょう。

また、採用担当者の負担を減らすためにも、不採用の連絡は、電話ではなく文書とし、応募者が多い場合には、「会社側の都合で、大変申し訳ないのですがと、一週間以内に連絡がない場合は、ご縁がなかった(不採用)とさせてください。」と伝えてるのもよいでしょう。

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