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取引先に体調不良を伝えるメールの送り方と返信のポイント

   

取引先に体調不良を伝えるメールの送り方と返信のポイント

社会人にとって体調不良で仕事に穴をあけると、取引先にまで迷惑をかけてしまうことがあります。

仕事に影響が出てしまう取引先には、体調不良である旨を欠勤前後に伝える必要があります。

そこで今回は、そんな体調不良を取引先に伝えるメールについてまとめてみました。

体調不良のメールを送る時、送られる時、社会人としてどう対応するべきなのかぜひ参考にしてみてください。

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取引先の相手から体調不良を伝えるメールが来たら?

実際に、取引先の相手から体調不良であるとメールに記載されている場合、取引先としてはどのような返信をするべきなのでしょうか。

メールを送ってきた相手との距離感にもよりますが、近い関係性で仕事をしている場合は、フランクにメールを返してもいいでしょう。

しかし、ビジネスメールとしては、いくつかポイントがあります。

まずは相手の体調を気遣うような一文を入れておきましょう。

そして、体調不良中ですが、仕事の事情もあるので伝えるべきことはしっかりと伝えることが重要です。

たいていの場合、体調不良メールを送ってきた相手から仕事に対しての修正や変更を伝えてくるはずですが、それがない場合にはこちらから尋ねておかなくては仕事に支障をきたすことがあります。

体調不良で欠勤すると仕事に問題生じる場合は、納期や引き継ぎについてしっかり聞いておきましょう。

取引先の相手がメールで体調不良を伝えてきた!なんて返信する?

では実際にメールを送る際にはどのような言葉を選べばいいのか、いくつか使える言葉を集めてみました。

体調を気遣う言葉の定番「お大事に」

「お大事に…」はビジネスシーン以外でもよく使えるお見舞いの言葉の一つです。

  • ご無理なさらず、お大事にされてください。
  • 寒い日が続きますので体お大事になされてください。
  • 無理のないよう、お大事に。
  • 早期回復のためにも、お大事にされてください。

少しかしこまったビジネスメールにピッタリ!「静養」

  • 十分なご静養をなさるように願っております。
  • くれぐれもご無理なさらずに、ご静養してください。
  • お体お大事に、しっかりご静養されてください。

しっかり体調を戻してほしいという気持ちの表れ「十分」

  • 十分休息をとって、体調を戻されてください
  • 十分に静養され、またお元気になってください。

大事な日なのに!取引先に体調不良を伝える時は?

ビジネスにおいて、体調不良により欠勤や長期休養に入ってしまう場合、相手に迷惑をかけてしまうことがあります。

体調不良…というだけでは済まされない事態も多々あるので、欠勤や休養に入る前にしっかりフォローしておく必要があります。

まずは自分の状態を伝え、できれば期日や納期の変更案を一緒に伝え、相手のお伺いを立ててみましょう。

なるべく相手に迷惑がかからないことを最優先に考えましょう。

基本的には相手の意向に沿う形で変更を行い、違う担当者に引き継ぐ場合は、取引先と引き継ぐ担当者の紹介までできれば完璧です。

場合によってはクレームに発展したり、仕事自体が頓挫してしまう可能性もあるので、体調不良であっても、自分の案件の処理はしっかりと行いましょう。

また静養明けには、なるべく早く相手にお伝えすることが大切です。

その間の仕事の進行状況やお礼・お詫びを兼ねて電話するのも良いのではないでしょうか。

体調不良で欠勤…復帰後に取引先に送るメールは?

では、次に静養明けの対応について詳しく見ていきましょう。

体調不良による休養は取引先だけではなく、会社の上司・同僚・部下などお周囲の人にも迷惑をかけてしまっています。

まずは周囲の人へのフォローが重要です。

社内の人であれば、自分から個別にあいさつに出向きお礼と休養中のお詫びを伝えましょう。

また仕事を引き継いでくれた方にも、しっかりとお礼を伝え、休養中の仕事の進行や引継ぎについてしっかりと打ち合わせをする時間を設けてもらいましょう。

休養の時期が長期であれば、職場にお菓子などのお礼の品を持参することをおすすめします。

そして取引先への挨拶は、基本的に出向くことが難しい場合には、メールか電話で対応しましょう。

休養中に担当者の交代や変更などで迷惑をかけた場合には、今後の仕事についての話をすることも大切なので、電話で対応しましょう。

体調不良で取引先に迷惑が…お詫びはメールでOK?

これは休養明けだけでなく、すべてのビジネスシーンに共通して言えることですが、最近は取引先との連絡はメールが主流となっており、電話や会って話すことが少なくなっています。

もちろん、相手の都合のいい時間に返信でき、時間のないビジネスマンにとって、相手の時間をとらずにこちらの意向を伝えることができるメールは便利ではありますが、若干もの悲しさを感じることも…

そこでオススメなのが直筆でのお手紙作戦です。

今の時代、筆をとり相手に手紙を書くことはほぼ皆無になり、ビジネスではほとんどないやり取りの方法とも言えるでしょう。

しかし、だからこそ気持ちが伝わりやすく、相手の気持ちを掴むツールとして、ぜひ活用してほしい方法です。

ビジネスのここぞ!という肝心要なポイントで直筆のお手紙を送れば、どんな難しい案件でも相手の気持ちを動かすきっかけになるのではないでしょうか。

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