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お世話になった職場を退職!心が伝わる手紙の書き方・渡し方

   

お世話になった職場を退職!心が伝わる手紙の書き方・渡し方

最近は、ビジネスでのコミュニケーションツールといえばメールが主流になっています。

そんな時代だからこそ、心がこもった直筆のメッセージは貴重です。

勤めていた職場を退職する時、菓子折りなど用意することが多いと思いますが、その時にちょっとした手紙を添えれば、お礼の気持ちがより伝わりやすくなります。

今回は、職場を退職する時の手紙のやり取りについてご紹介します。

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退職する職場へのお礼。手紙を渡すタイミングについて

退職をする時、職場の方へのお礼の手紙はいつ渡せばよいでしょうか?

おすすめなのは、出勤最終日の終業前に、これまでのお礼と挨拶に関係各所を回った時に渡すことです。

しかし、終業時間がまちまちだったり、ちょうどお休みを取っていたりして、お世話になった人全員に挨拶ができないということもあります。

そのような時は、出勤最終日でなくても、その人が出勤をしている日に手紙を渡して先に挨拶しておくのもひとつの方法です。

また、終業時間がまちまちでも、朝礼や朝のミーティングはあるという職場なら、上司に相談して挨拶をさせてもらい、会の後で部署の人に手紙を渡すという方法も考えられます。

また、大人数の職場では、ひとりひとりに手紙を書いて渡すのはなかなか大変です。

そういった職場であれば、出勤最終日に上司へ挨拶しに行く時に、菓子折りなどと共に部署の人全員に宛てた手紙を渡すのもよいでしょう。

職場を退職する同僚への手紙。おすすめは寄せ書き

一緒に働いてきた職場の同僚が退職することになり、職場の皆で手紙を送るという機会もありますよね。

これまでお世話になったり助け合ってきた同僚へ、伝えたい事はきっとたくさんあることでしょう。

しかし、便箋に何ページもの長い手紙や堅苦しい文章はかえって相手に気を遣わせてしまう場合も考えられます。

そんな時におすすめなのが、色紙に寄せ書きをしてメッセージを送ることです。

手書きで綴られた、職場での思い出やエピソード、労いの言葉や今後に向けて励ましの言葉など、さまざまな想いがこもった寄せ書きはよい思い出になるでしょう。

少人数の職場なら、コンパクトサイズのメッセージカードに一言ずつ添えてプレゼントを渡すというのも心温まるものです。

同僚の場合は、上司や取引先のようにかしこまらず、カジュアルな形式にしておけば、相手にも負担にならないでしょう。

退職で職場を去る上司。お礼の手紙を送る時のポイント

お世話になってきた上司が職場を退職することになったら、口頭でお礼を言うだけよりも、手紙を送るとより感謝の気持ちが伝わります。

上司への手紙は、はがきや寄せ書きなどもよいものですが、より丁寧に気持ちを伝えたいなら便箋がおすすめです。

封書であれば、普段は言えなかった想いや仕事でのエピソード、お世話になったことへの感謝など、余すことなく書くことができますし、他の人の目に触れる心配もありません。

使用する便箋や封筒は、上司の人柄にもよりますが、あまりカジュアル過ぎず、その人にふさわしいものを選ぶのが大切です。

目上の人として失礼のないように気遣うのは大事ですが、形式を気にしすぎると、よそよそしくなって気持ちが伝わりにくくなる心配があります。

相手に敬意を払いつつ、感謝の気持ちを伝えるのが上司への手紙のポイントになります。

職場を退職した後にお礼の手紙を送りたい時

職場を退職することになったら、送別会を開いてもらうことがあります。

その時に、花束やプレゼント、メッセージカードなど頂くこともあるでしょう。

そのような場合、退職後、改めてお礼をするべきか悩みますよね。

一般的には、退職をする時に、関係部署を回って挨拶をしたり菓子折りなどを渡したりしているのであれば、お返しはいらないと考えることもできます。

しかし、もらいっぱなしでは気持ちが落ち着かないという時は、職場にお礼の手紙を送ってみてはいかがでしょう。

手紙を送ることは、面と向かって言いづらいことやその場では十分言えなかったことを伝えることができるよい機会と言えます。

送別会を開いてもらってうれしかったとか、送別会で印象に残ったこと、在職中の思い出や、職場の方々への感謝の気持ちなど、伝えたいことを丁寧な文体で書けば、喜ばれることでしょう。

職場を退職した同僚や上司から手紙をもらった時の対処法 

退職した上司や同僚から手紙や贈り物が届くことがあります。

そのような場合、どのように対処すればよいのでしょうか?

メールアドレスを知っていて、連絡が取れるのであればメールで手紙や贈り物に対するお礼や感想、近況を簡単に伝えるのもよいでしょう。

メールは確かに手軽ですぐに返事ができるので便利なものですが、直筆の手紙を送られてきたのなら、手書きで返事を書くのをおすすめします。

手書きは手間がかかるし、字がきれいでないから苦手ということもあるでしょう。

しかし、丁寧に心を込めて書かれた手紙をもらうのは誰でもうれしいものです。

手紙には、便箋や封筒、切手を相手に合わせて選ぶという楽しみもあります。

普段から何種類かストックしておくと、思いがけない人から手紙が届いた時も慌てずに済みます。

返事を出す時は、できるだけ早めに出すのが大切です。

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