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上司への相談メールのテクニックが、あなたの業績と評価を左右する

   

上司への相談メールのテクニックが、あなたの業績と評価を左右する

仕事の相談には、やはり先輩や上司が、最適な相談相手と言えるでしょう。

しかし、あなたは効果的な相談メールの書き方を知っていますか? 

同じメールでも、あなたの評価を下げてしまうこともあれば、役に立つ助けをもらいながら同時に、あなたの評価を上げるようなメールの書き方もあるのです。

その具体的なテクニックを伝授しましょう。また、同じメールでも、出すタイミングや上司への相談のタイミングが、成功を左右させることもあるのです。

そして実は、人間関係においては、「相談すること」の深い意味と計り知れない効果があるのです。

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仕事の相談は上司へ、その理由は? あなたは会話派?メール派?

皆さんは、仕事で困ったことが発生した場合、誰に相談しますか?

もちろん、どんなことで困っているのか、相談でどんなことを期待しているのかにもよって、違ってくるとは思いますが。

たとえば、具体的な仕事の進め方の手順を相談したかったり、何となく自分で不安に思っていることを相談したかったり、あるいはまた、相談というよりも愚痴を聞いてもらいたいだけとか、いろいろなケースがあると思います。

それに応じて、相談相手は先輩や上司、同期、恋人、社外の友達、母親などであったりするでしょう。

しかし、相談内容が仕事の具体的な内容に及んで、建設的な意見を聞きたいということになれば、やはり先輩や上司が、最適な相談相手と言えるでしょう。

ところで、どんな職場でも、上司や同僚との人間関係が、仕事の品質や生産性に大きく影響することは、誰もが経験していることでしょう。

仮に、上司の人がらや仕事の進め方、「上司の能力」に不満を持っているような場合であっても、皆さんは、それでも何とか頑張らなくてはなりません。

どうすればよいのでしょうか。

そのための基礎も、実は、やはり上司や先輩への相談なのです。

仕事を円滑に進めるためのコミュニケーション、仮に、自分一人でできると思っている仕事であっても、上司とコミュニケーションを取りながら進めることで、より円滑に仕事を進めることができるものなのです。

コミュニケーションの手段として、直接お話しするか、メールを利用するかという議論はあるのですが、いずれにしても現在においてはメールは避けて通ることができません。

そこで、以下においてどうしたら効果的に相談して、しかも仕事を円滑に進めることができるかという、メール作成、送信の仕方をお伝えしようと思います。

上司への相談メール、その最強のテクニックとは?

メールのタイトルで、内容の概要がわかるように書く

 現在、メールを書くときの最重要なテクニックの一つです。メールの件名には「ご相談:○○○の件」などと、相手がタイトルだけ読んですぐにわかるような書き方をしましょう。

相談の内容を、箇条書きで簡潔に書く

 さて、「簡潔に」とは、具体的にはどのように書けばよいでしょう。

次の点を、箇条書きで記載しましょう。

(1)最終的に、このような成果物をつくりたい、このような状態にしたいという目的

(2)(1)の目的に対して、現状の報告と、自分としては、こう考えているという内容、この際、数値として表現できることは、数値を用いて明確に記載するというのは、ビジネスの基本中の基本です。

(3)(2)に対して、自分はこんなふうに困っているのだという内容
(4)上司に、ご相談したいこと、具体的に何を支援して欲しいかという内容

つまり、ただ困った困ったでは、上司も困るわけです。それではあなたの評価は下がってしまうでしょう。

まず、何をしたいのか。そして、少なくとも自分でこう考えているという内容を伝える。

そして、ここを支援して欲しいという内容を書く。このような相談であれば、あなたは適切なアドバイスを得ることができるだけでなく、仕事上の自分の評価も上げることができるでしょう。

最後は、問い掛けや質問で締めくくる

これは、一般的な会話でも同じなのですが、メールの最後を問い掛けにすると、返信を得やすくなります。

会話では、質問するほうが、優位に立てるということは、あなたもどこかで聞いたことがあると思います。

たとえば、「○○をお願いできないでしょうか」とか、「○○については、どうお考えでしょうか」とか、「○○でよろしいでしょうか」などで、締めくくります。

また、ビジネスでは、「できましたら、○○までにお願いできたら、幸いです」とか、期限を必ず切って依頼するのが基本中の基本ではありますが、上司の場合には人間関係とかその場の情況に応じて、「打ち合わせのご都合をお聞かせください」程度にとどめるか、ケースに応じて判断が必要です。

可能なら一日とか時間をおいて、相手の立場に立って読んでみる

相談するときのメールは、困ったり悩んだりしているので、往々にして相手のことを考えずに自分勝手な内容になりがちです。

どうすれば良いでしょうか。

一つのテクニックをお教えしましょう。

今日メールを書いたら、すぐに出してしまわずに、一日とか時間をおいて読み返してみましょう。

このとき、上司の立場に自分をおいてみて、上司の立場で読んでみましょう。時間をおいて、自分のメールを読んでみるだけでも、いろいろ大きな発見があることでしょう。

上司への相談メール、相談に行ってはいけない時がある!

メールについては、上司に限らず誰でも、一日中見ているわけではありません。

会社によっても違いますが、典型的には朝、業務開始前の15分程度、午後一の15分程度、そして業務終了直前といったところでしょう。

以下では、メールを送りっぱなしではなく、メールを送ってから上司に声掛けをするタイミングについて、注意をしておきましょう。

(1)当然と言えば当然ですが、上司にとって重要な会議がある直前の時間帯には、相談に行ってはいけません。このようなときに話を聞いてくれる上司は、稀です。上司のスケジュールを確認し、比較的時間的な余裕がありそうなときを見計らって、相談に行きましょう。

(2)上司が客先へ外出する直前の時間帯も、避けた方が良いでしょう。会議も外出も、直前までいろいろ準備があるからです。

(3)業務終了間際の時間帯などは、上司の様子をうかがって飲み会や用事等で急いでいるような雰囲気がないときであれば、相談するのには良い時間帯になります。

  帰ろうとしているときは、とりあえず今日の仕事は終りにしようとしているか、あるいは飲み会等の予定が入っているかの、どちらかだからです。用事がないのに、相談に乗ってくれないという上司の方が、まず稀だと思われます。

(4)さて、そうは言っても至急に確認したいことがある場合などは、どうすれば良いでしょうか。

そのような場合は、一例ですが、送信したメールを印刷して上司のもとへ持参し、「至急、ご確認いただきたいことがあるのですが、5分ほどお時間頂戴できますでしょうか」などと言って、持参してメールを利用しながら、相談と必要な情報、ご判断をいただきます。

どんなに多忙な上司であったとしても、5分が仮に10分くらいになったとしても、それを咎められるケースはまず稀です。いずれにしても、必要な相談はすべきなのですから。

上司への相談メールは氾濫する・・・打開策はあるのか?

日々、メールでの情報のやり取りは増大し、先に書いたとおり一日のうちの一定時間でメールチェックを、という方針ではなかなか捌ききれないほどのメールの量になっている場合もしばしば発生します。

特に上司、管理職の方たちは、取引先との連絡メールだけでなく、社内的にも社内各部署とのメール、社内のさまざまなワークフローの承認依頼メールや、経営層からの依頼メール、部下からの相談メールの数々で、メールがあふれかえっているのです。

このような状況を、打開する方法はあるのでしょうか。既に記載したことの復習も兼ねて、重要な点をまとめておきましょう。

メールのタイトルで、内容の概要がわかるように書く

メールを書くときの最重要なテクニックの一つです。

メールの件名には「ご相談:○○○の件」などと、相手がタイトルだけ読んですぐにわかるような書き方をしましょう。場合によっては、タイトルオンリーというテクニックさえ、あります。

相談の内容を、箇条書きで簡潔に書く

既に記載したことを、読み直してみてください。

メールは送りっぱなしではなく、対面の会話や電話でフォローする

むしろ、簡単なメモと対面での短時間の会話での相談をメインとし、相談内容が複雑な場合や、証拠としてメールを残しておきたい場合などにメールを限定使用する方が、良いのではないかと思うこともあります。

このようなことは、個人の心がけだけでは、なかなか改善できない部分でもありますので、各社の実情に応じて、一つの業務改善として実施していく必要があります。

相談に対する上司のメールには、最大限の感謝を!最後の秘密のテクニック

さて、最後に重要なことを、お伝えしておきましょう。

上司に相談し、あるいは上司からメールでの返信をもらったときには、最大限の感謝の気持ちを伝えましょう。

メールで? いえいえ、同じフロアで仕事をされているのであれば、直接お声掛けをしましょう。

「○○課長、いま○○の件で、メールを拝見させていただきました。大変、ありがとうございます。ご指摘のとおり、○○のようにしたいと思います。」

このようなコミュニケーションが、上司との信頼関係を構築していくのです。

上司は、部下に感謝されることで、逆に部下に対しても好意を持つようになるのです。

これが、人間関係の秘密です。

冒頭で、どんな職場でも、上司や同僚との人間関係が、仕事の品質や生産性に大きく影響することを指摘しました。

仮に、上司の人がらや仕事の進め方、「上司の能力」に不満を持っているような場合であっても、皆さんは、それでも何とか頑張らなくてはなりません。どうすれば、よいのでしょうかと、尋ねました。ここに至って、一つの秘密の解答が得られたと思います。

次に書くことは、意識的に使うと少し「いやらしい」テクニックと感じる人もいるかも知れませんが、お伝えしておきましょう。

上司の最も得意とする分野、話題に関して、教えを請う。相談しに行く。そして、教えてもらって、それに対して最大限の感謝をする。これは、人間関係に困っている場合の、非常手段として取っておきましょう。

それでも、こんなことを知っていれば、人間関係にももっと余裕を持てるし、上司に相談に行くということも、もう少し気軽に、違った理解をもって行なうことができるのではないでしょうか。

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