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社会人のビジネスメールのマナー!メール送付NGな時間帯とは

   

社会人のビジネスメールのマナー!メール送付NGな時間帯とは

社会人がビジネスメールを送る際に知っておくべき注意点についてまとめてみました。

最近は、自分のスマホに会社のパソコンに着たメールを転送するように設定している方も多いため、ビジネスメールを送信する時間帯についても注意が必要になってきています。

早朝や深夜に送信してしまうと、相手から非常識なヤツだと悪い印象を持たれる可能性もありますので、相手の会社のパソコンへの送信だとしても注意が必要です。

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社会人の常識!ビジネスメールを送る時間帯は?

メールが使われだした頃は、ビジネスのメールは会社でチェックするものでした。

しかし。今やスマホやタブレットが多く使われるようになると、会社のアドレスに送ったビジネスメールも個人のスマホに転送できる時代になっています。

ですので、もしメールを送った相手が自分のスマホに転送するよう設定していましたら、深夜でも早朝でも相手のスマホに着信音がなることになります。

このような現状を考えますと、ビジネスメールを送信する時間帯というのは、よく考えて送信しないと相手に迷惑をかけることになってしまいそうです。

ビジネスメールを送信する時間帯としては、基本的には就業時間内が妥当かと考えられます。

また、曜日も金曜日の夕方から月曜日の早朝に掛けては送信する際にはよく考えてから送信する必要があります。

社会人の常識!ビジネスメールは就業時間内に!

以前はメールの場合は、あまり送信時間というのを意識していませんでした。

というのは、ビジネスメールの場合、チェックするのは会社のパソコンが大半でした。しかし、今やスマホやタブレットで会社に届いたビジネスメールをチェックできる時代になってきています。

これは、夜中でも会社のパソコンへのビジネスメールを受信すると転送機能により、枕元のスマホから着信音が聞こえることを意味します。(会社のパソコンに届いたメールを、スマホやタブレットに転送するという設定が必要ですが)

このような時代では、ビジネスメールは就業時間内に送信するというのが、常識として広がってきているのではないでしょうか。

急ぎの用件がある場合でも22時から翌朝6時頃までは、送信しないのがビジネスのマナーです。

技術の進歩とともに、ビジネスの常識というのも変えていかなくてはならない時代になってきています。

社会人の常識! 深夜の時間帯のメールの注意点

ビジネスメールは基本的には就業時間内に送信するのが良いとされていますが、どうしても急用で深夜に送信したいビジネスメールというのも出てくるものです。

(最近では、会社へのビジネスメールもスマホなどに転送するように設定している人が多いようですので、深夜にスマホの着信音がなるという前提でメールの文章や送信時刻を考慮する必要があると思います)

その際に注意すべき点としては、以下のことがあります。

1)深夜にメールを送信しなくてはならないことを詫びる。

2)深夜に送信するメールの場合、送信日と受信日が異なることが多いので、日付については具体的な日付を記載するように注意する。(本日とか明日とかは使わない)

3)送信するビジネスメールが、深夜という特殊な時間帯に送信する必要があるのかどうか、よく検討してから送信するようにする。

社会人の常識!メールを送ってもよい時間帯を相手に確認

企業それぞれにまた職種や担当部署によって、出社時間や帰社時間、忙しい時間帯というのが異なっています。

また、アフターファイブや週末の過ごし方も個人によって、大きく異なっています。

ですので、ある程度この相手とは仕事でのメールのやりとりがあると判断されるような場合、連絡先を教えていただいた際にメールを送ってもよい時間帯や週末の状況を確認しておくのもよいと思います。

こうすることである程度、相手の状況がわかり仕事をする際の参考になる場合も出てくるかと思います。

それとメールというのは、ビジネスをする上でいくつかメリットがあります。そのひとつが「メールでのやりとりの内容が保存されている」ということです。

電話では録音でもしておかない限り会話内容は保存されていませんが、メールでしたら後からでも確認することができるのです。

社会人の常識!ビジネスメールの注意点

ビジネスメールでは、以下のことに注意しましょう。

    件名は具体的にわかりやすく:件名を見ただけで内容などがわかるようなものがベターです。またスパムメールかどうかの判断もしやすくなります。

    添付する書類や写真が多い場合:文章を圧縮したり写真などのデータ転送サービスなどを上手に使うとスマートにビジネスができます。

    機種依存文字などは極力使わないように:受信した相手のパソコンでは文字化けして読めない場合があります。

    重要な用件はメールと電話の併用で:重要な用件のメールは、メールを送信した後に電話で「どのようなメールを送ったのか」連絡を入れておくと確実に相手に伝わります。

    用件によって通信手段を選択する:用件の内容や緊急性によっては、メールよりも電話、電話よりも直接会って話した方がよいものもありますので、臨機応変に対処するように心がけてください。またFAXというのも時と場合によっては、有効な情報伝達手段になります。

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