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‌ビジネスメールで「自分」のことを表す最適な言葉と誤った認識

      2019/06/22

‌ビジネスメールで「自分」のことを表す最適な言葉と誤った認識

ビジネスにおいて、社内外の連絡はメールでのやりとりが一般的になっています。

プライベートのメールとは違い、ビジネスメールでは言葉遣いや言い回しなどにも注意が必要です。

今回は、ビジネスメールで「自分」のことを表す時にはなんと表現するのか迷うところです。

自分だけの意見・発言であれば「私」としますが、契約や会社の意向から来る事項内容であれば「当方」を使うという意見が多いようです。

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‌ビジネスメールで「自分」のことを表す最適な言葉は?

一般的なコミュニケーションでは、「私」でOKでしょう。

フォーマルに言う場合や、仕事上では下名を用います。

仕事上では、その文章がグループの代表であるケースがあるので、そう言う時は先方とそのグループを表すワード「弊社」「当社」「弊部」「当部」と、そこにいる配属されている自分を限定する「下名」「弊方」「当方」「私」などを巧みに使い分けないといけません。

一般用なら「私」を用います。

会社の方向性を知らせる感じでは「私ども」「当方」「弊社」等を使ったりします。

また、仕事上のメールでは、業務の中で認識していると思いますが、一人称をほぼ使わず文章が構成されています。

受動態でなくても主語を省いて文章が作られているのです。

実際問題、こんな質問文でも「私」は必要ないですよね。

その方がむしろナチュラルだからです。

仕事メールで「私は」とか「私が」を多用してしまえば、子供っぽくて見苦しく感じられます。

ビジネスメールでは「当方」は所属する会社・部署を表すので自分個人としては使わない

ビジネスメールでは、「当方」を使うのは、会話やメールにおいて、所属する会社や部門を表すときです。

「当方の考え方といたしましては……」や「当方は問題ございません」など、所属する会社や部門、組織全体の意見などを示す時に使われます。

このため、自分個人を表す一人称として「当方」を使うのは間違っています。

個人的な意見や見解を述べるのに、「当方」を用いると、会社全体の見解として捉えられてしまいます。

個人の見解や自分のことを表す場合には「私」という一人称が無難です。

自分の呼び方で「小職」はビジネスメールで使える?

仕事の現場で自己紹介する時に「小職」と言っている人を時々見かけます。

ウェブサイトではこの表現がおかしいと思う人もいるそうです。

「小職」とはもともと「官職(公務員、とりわけ国家公務員)を生業としている人が、謙遜して使う表現」と定義されています。

ですので「小職」というワードは民間人が用いるのは不自然ではないかということです。

普通の社員が自らを謙遜して言う時には、「小職」じゃなく「小生」がよろしいかと思います。

辞典の定義では「手紙文等で男性が自分を謙遜していう言葉」となっていますし、大丈夫でしょう。

goo辞書で検索キーワードを「小生」と入力し、「説明文から」でサーチすると、その他の表現もチェック可能です。

goo辞書はこちらhttps://dictionary.goo.ne.jp/jn/109086/meaning/m0u/%E5%B0%8F%E7%94%9F/

ただし、自分と同等か、目下の人に対して使うものとされているため、上司に使ってはNGです。こういった表現ミスは聞き手も恥をかきますよね。

私は以前、先輩の男性社員が上司に対して「ごくろうさまでした!!」と言ってるのを、いつもいつもそわそわしながら眺めていました。

自分のことを表す「小生」はビジネスメールではNG!?

元来話し言葉ではないので以前はあまり見かけませんでしたが、この頃は仕事上のコミュニケーションもメールで済まされることが日常的になってきたため、その中で自分で自分のことを「小生」と表現するパターンが多くなってきました。

何となく違和感がありませんか?

どこからどう見ても一人称ではあるのですが、ルールとして年上の人には用いないワードです。

もちろん、「小」が頭についていると謙遜表現なのですが、年下の人に対して謙遜するという少しおかしなワードです。

「小生」と言った時点で先方を見下していると言っても過言ではない礼を欠いた言い回しです。

それだけではありません。

なんだかデジタル時代と逆行していて古臭く感じられますし、たとえ先方が年下であったとしても、デジタル全盛のEメール時代にはふさわしくないので使わないほうがよいのではないでしょうか。

ビジネスの場面で「自分」と言うのは失礼?

目上の人に敬語を使う時やメールで、自分(一人称)のことを「自分」と言うことは失礼にあたるのでしょうか?

体育会系の部活に入っていた人は、先輩に対して「自分」というのが癖になっているという人もいます。

「好感が持てる」といった意見がある一方で、「知性が感じられない」「仕事ができるように見えない」「未熟さを感じる」「恥ずかしい」といった意見も多くあります。

このような意見が多くありますので、ビジネスの場面において「自分」と呼ぶことは避けたほうがよいでしょう。

結論として、「私(わたし、わたくし)」という表現が望ましいようです。

自分の呼び方以外にも…ビジネスメールの誤認識

公務員以外では弁護士とか税理士などのいわゆる士業でも用いられますが、民間人が用いるのはふさわしくありません。

そもそも「本職」という一人称を現実に耳にしたことは全然ないですね。

「小職」を用いる人は周辺にいますが、これも公務員以外が用いるのは間違っています。

「私」を使いたくなければ、「当方」ならOKです。

「当職」もふさわしくありません。

「本職」「小職」「当職」の「職」は「官職」を指し、普通の「職業」を指す物ではありません。

ですので、上に書いた物はすべて、官職に属していない人が用いるのは正しくないのです。

相手の年齢や業種に気を付けましょう!

「重要なことはできるだけ口頭で」とは言っても、「重要」の認識は十人十色です。

一般的に、年を重ねた人ほどメールを「フォーマルなコミュニケーションではない」と思うレベルが上がります。

年を重ねた人に対してのあいさつとか報告は、自分はメールで充分だと思ってもできるだけ口頭で済ますようにするのがマナーです。

また、業種次第ではメールでの意思疎通が認められていないケースもあります。

例えば、そういった業種の会社の営業担当者に配属された時、いきなり「新任の●●です。よろしくお願いします!」というようなあいさつメールを送信した時点で、はなから「礼儀を知らない奴」とレッテルを貼られてしまうでしょう。

★ワンポイントアドバイス★

メールを送る相手が「どう感じるのか」がはっきりしない場合は、できるだけ直接的コミュニケーションをはかることにしましょう。

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