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‌ビジネスメールで「自分」を表す最適な言葉と誤った認識

   

‌ビジネスメールで「自分」を表す最適な言葉と誤った認識

ビジネスにおいて、社内外の連絡はメールでのやりとりが一般的になっています。

プライベートのメールとは違い、ビジネスメールでは言葉遣いや言い回しなどにも注意が必要です。

いつも普通に使っている言葉が、ビジネスメールでは失礼になってしまうことも…

そこで今回は、ビジネスメールで「自分」を表す時に使う言葉に注目して、詳しく調べてみました。

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‌ビジネスメールで「自分」を表す最適な言葉は?

一般的な人と人とのコミュニケーションでは、「私」でOKでしょう。

フォーマルに言う場合や仕事上では「下名」を用います。

とりわけ仕事上では、その文章がグループの代表であるケースがあるので、そう言う時は先方とそのグループを表すワード「弊社」「当社」「弊部」「当部」と、そこにいる配属されている自分を限定する「下名」「弊方」「当方」「私」などを巧みに使い分けないといけません。

一般用なら「私」を用います。

会社の方向性を知らせる感じでは「私ども」「当方」「弊社」等を使ったりします。

また、お仕事のメールでは、業務の中でまたは認識していると思いますが、一人称をほぼ使わず文章が構成されています。

受動態でなくても主語を省いて文章が作られているのです。

実際問題、こんな質問文でも「私」は必要ないですよね。

その方がむしろナチュラルだからです。

仕事メールで「私は」とか「私が」を多用してしまえば、子供っぽくて見苦しく感じられます。

自分の呼び方で「小職」はビジネスメールで使える?

●「小職」とは?

お仕事の現場で自己紹介する時に「小職は」と言っている人を時々見かけます。

ウェブサイトではこの表現がおかしいと思う人もいるそうです。

「小職」とはもともと「官職(公務員、とりわけ国家公務員)を生業としている人が、謙遜して使う表現」と定義されています。

ですので「小職」というワードは民間人が用いるのは不自然じゃないかということです。

普通の社員が自らを謙遜して言う時には、「小職」じゃなく「小生」がよろしいかと思います。

辞典の定義では「手紙文等で男性が自分を謙遜していう言葉」となっていますし、大丈夫でしょう。

goo辞書で検索キーワードを「小生」と入力し、「説明文から」でサーチすると、その他の表現もチェック可能です。

こういった表現ミスは聞き手も恥をかきますよね。

私は以前、先輩の男性社員が上司に対して「ごくろうさまでした!!」と言ってるのを、いつもいつもそわそわしながら眺めていました。

自分を示す「小生」はビジネスメールではNG!?

元来話し言葉ではないので以前はあんまり発見しませんでしたが、この頃は仕事上のコミュニケーションもEメールで済まされることが日常的になってきたため、その中で自分で自分のことを「小生」と表現するパターンが多くなってきました。

何となく大時代的な感じを受けて違和感がありますよね。

「小生」というのは「しょうせい」と読みます。

どこからどう見ても一人称ではあるのですが、ルールとして年上の人には用いないワードです。

もちろん、「小」が頭についていると謙遜表現なのですが、年下の人に対して謙遜するという少しおかしなワードです。

「小生」と言った時点で先方を見下していると言っても過言ではない礼を欠いた言い回しです。

それだけではありません。

なんだかデジタル時代と逆行していて古臭く感じられますし、たとえ先方が年下であったとしても、デジタル全盛のEメール時代にはふさわしくないので使わないほうが良いのではないでしょうか。

自分の呼び方以外にも…ビジネスメールの誤認識

公務員以外では弁護士とか税理士などのいわゆる士業でも用いられますが、民間人が用いるのはふさわしくありません。

そもそも「本職」という一人称を現実に耳にしたことは全然ないですね。

「小職」を用いる人は周辺にいますが、これも公務員以外が用いるのは間違っています。

「私」を使いたくなければ、「当方」ならOKです。

「当職」もふさわしくありません。

「本職」「小職」「当職」の「職」は「官職」を指し、普通の「職業」を指す物ではありません。

ですので、上に書いた物はすべて、官職に属していない人が用いるのは正しくないのです。

相手の年齢や業種に気を付けましょう!

「重要なことはできるだけ口頭で」とは言っても、「重要」の認識は十人十色です。

一般的に、年を重ねた人ほどメールを「フォーマルなコミュニケーションではない」と思うレベルが上がります。

年を重ねた人に対してのあいさつとか報告は、自分はメールで充分だと思ってもできるだけ口頭で済ますようにするのがマナーです。

また、業種次第ではメールでの意思疎通が認められていないケースもあります。

例えば、そういった業種の会社の営業担当者に配属された時、いきなり「新任の●●です。よろしくお願いします!」というようなあいさつメールを送信した時点で、はなから「礼儀を知らない奴」とレッテルを貼られてしまうでしょう。

★ワンポイントアドバイス★

メールを送る相手が「どう感じるのか」がはっきりしない場合は、できるだけ直接的コミュニケーションをはかることにしましょう。

ビジネスメールでの自分の呼び方はあくまで自然に!

そもそも論でフォーマルな対外文書(書き言葉で書かれた物)で、個人が一人称を用いることは皆無に近いと思います。

それは置いといてメールは正式な文書とは言い切れません。

簡潔で実用的なコミュニケーション方法です。

「メールで申し訳ないです」と書き添えるくらいです。

簡単な文体とか話し言葉で書き連ねるメールもよく見かけられます。

対外的な通話や実際に会って話す会話では、「私」が一般的なので、メールにばかりごちゃごちゃ指摘しなくてもいいんじゃないでしょうか。

業種とか先方との関係性次第でも話が変わって来るかも知れないですけど。

少なくとも「下名」は見かけたことがありません。

「小生」は女性の場合だと使えませんし、ビジネス文書に適しているとも思えません。

「小職」を用いる人はいますが、ふさわしいか否かは内容とか先方との関係性(年長者or上位者)の状況にも左右されます。

民間企業で人事/総務/労務に関わっております。

職業柄文書の発行を毎日のように2~3度行なっておりますが、社内で回す文書の場合は「管理部総務課誰々」または「人事課長誰々」等と「部署名」と「名前」を書きます。

「〜営業成績の報告は小職までお願いします」「小職が携わっている地域では…」というような「小職」は使用しません。

ですが、質問者様ご自身は、「これは何だかおかしい」となります。

一般的な使い方ではないんだなと、心の中にしまっておく程度でよろしいかと思います。

「僕らは古くからこういう使い方をしているんだ!つべこべ言わずに命令に従えばいいんだ!」等と言われたらたまりませんよね。

古くからのしきたりで続いているんでしょう。

余談ですが「小生」というワードは、仕事仲間or年下の人間に対して自分を示す物なので絶対に上司に対してご自分を「小生」とは言わないようにお願いします。

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