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LINEの会社での使用は禁止すべき?問題点と使い方を考える

   

LINEの会社での使用は禁止すべき?問題点と使い方を考える

今や使っていない人の方が少ないと思われるLINE。しかし、どんな時でも使っていいとは言えないでしょう。

特に仕事の重要な連絡までLINEで行うのはどうなのでしょうか。

こういったことを防止するため、LINEを規則で禁止している会社もあるようです。

そこで、ここではLINEを使っている人、使っていない人のそれぞれの理由をご紹介するとともに、会社での使い方について紹介していきます。

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会社でのLINEは禁止すべき?使っていない人の理由から考える

仕事でも使われるようになってきたLINE。連絡手段としては便利ですが、時と場合によって使い方を考えたいものです。

一方、会社で働いている人でもLINEを全く使っていない人もいます。それはLINEに対して抱いているある理由があるからです。

まずは、LINEを使っていない人にはどのような理由があるのかを紹介します。

そもそも会社の規則で使えない

会社の中には勤務中の携帯使用を禁止しているところがあります。また、携帯は使えるものの、SNSを禁止しているところもあります。

このような会社では、LINE以前にそもそもそれを扱う道具が禁止されているため使えません。

情報漏洩の危険性があるので使わない

個人情報流出や社外秘情報漏えいを防止するため、LINEを使っていないという人もいるようです。

電話やFAXでも情報漏洩の危険性はありますが、それは会社で使用を許されているものです。LINEは会社では許可されていないところが多いでしょうから、もし情報が漏洩した時には問題になる可能性もあります。

LINEは仕事に向かないと思うので使わない

LINEに対して、プライベートで使うイメージやラフな感じを持っているため、使っていない人もいます。

確かにLINEではスタンプも使えるので、仕事で使う道具というイメージを持たれない人もいるでしょう。

このような理由により、LINEを使っていない人もいるのです。

特に情報漏洩の危険性はないとは言い切れませんので、LINEを使うにしてもこの点は注意したいところです。

LINEに誘われた時には会社で禁止されていることを理由に断る

LINEを使わない人は、誰かから誘われたとしても断りたいところでしょう。

でも、その時は理由を言う必要があるかもしれません。その理由としてはどのようなものがいいのでしょうか。

そもそも、使わない人は次のような考えを持っていませんか?

LINEに対する企業としての信用性が低い

自分の社内のことであれば、サーバーの情報は暗号化されているなどセキュリティについて把握できているでしょう。

しかし、LINEは外部の会社であるため、どのくらいセキュリティが管理されているのかわかりません。

必要性を感じない

社会人であれば、メールやメッセージツール、またSkypeなども使えるため、特にLINEを使う必要はないでしょう。

グループ機能は便利ですが必ずしも必要なわけではありません。また、スタンプも必要ないでしょう。

情報漏洩のリスクもあることから、それと引き換えに利用するメリットがないのです。

もしLINEに誘われたら、まずはこのような考えで使っていないことを説明するといいでしょう。

でも、それでもしつこく誘われるようだったら、次の理由で断ってみましょう。
「会社でLINEを使うことを禁止されている」

先ほど書いたようにLINEを使うことを会社が禁止しているところもあります。

だから、この理由であれば、会社で禁止されているのであれば仕方ないと相手も諦めるのではないでしょうか。

社会人でない場合は使えませんが、要は自分の意思ではなく、外的要因により使えないことを伝えればいいでしょう。

もし、LINEにしつこく誘ってくる人がいたら、この断り方をおすすめします。誘ってきた相手の気分を害さずにお断りできるでしょう。

リスクのあるシャドーITが増えている理由

ビシネスでは長らくメールが連絡手段の主流として使われてきました。

しかし、現在では「Facebookメッセンジャー」や「LINE」といった会社非公認の個人向けソーシャルサービスを使ってやり取りする人が増えてきています。

こうした会社非公認のITツールを業務で利用することは「シャドーIT」と呼ばれ、情報漏洩などの様々なセキュリティ事故をもたらすリスクがあると言われています。

では、なぜ会社公式のメールを使うのではなく、リスクのある非公認のITツールを使う人が増えてきているのでしょうか。

その理由としては次のようなことが挙げられます。

社外で活動しているメンバーとコミュニケーションが取りやすい

社外で仕事をしていると電話やメールだとリアルタイムに連絡が取れない場合があります。

その点、LINEなどのツールは送信するとほぼ同時に相手に伝わるため、コミュニケーションが取りやすいです。

複数人で情報を共有できる

LINEなどのツールにはグループ機能が備わっているため、同じプロジェクトに携わっているメンバーなどに同時に情報を共有できます。

画像が添付しやすい

写真などの画像を添付する場合、メールに比べてLINEなどのツールの方が添付しやすいでしょう。

また、会社のメールでは添付データの容量制限があるため添付できない場合もありますが、ツールではその心配がありません。

さらに添付データの容量が大きいと、メールではダウンロードするのに時間がかかってしまいますが、ツールではそれほどかかりません。

このような理由から、非公認のITツールを使う人が増えてきているのでしょう。

重要な連絡にはLINEを使わないこと

ここまで書いてきたように、LINEはとても便利で使いやすいITツールです。そのため、LINEを仕事で使う人も増えてきています。

しかし、何でもかんでもLINEでやり取りしていいものなのでしょうか。

それは、ちょっと間違っているでしょう。

重要な連絡や重大な報告は直接会って話をするか、電話するのが一番です。メッセージだけではうまく情報が伝わらないことがあるからです。

また、緊急時にメッセージだとすぐに確認してもらえない可能性もあります。

確かにLINEなどのITツールの方が便利で手軽に使えるでしょう。しかし、こういったツールはやはりプライベートで使うべきではないでしょうか。

使うにしてもちょっとしたやり取りに使うべきで、重要な連絡は電話で行うべきでしょう。時と場合をわきまえて使うべきです。

接待禁止してオープンな関係を築くLINEという会社について

話は少しそれますが、LINEという会社にはどのようなイメージがあるでしょうか。テレビのニュースでもよく報道されますが、悪いニュースはあまりなく、どちらかというと良いイメージでしょう。

だから、LINEを使う人も増えてきているのでしょうね。

そのLINE株式会社ですがやはり勢いのある会社なので、役員や社員に対する接待の依頼が増えてきているようです。

しかし、接待をすると、その相手の会社を優先させかねなく、ユーザーの評価を下げてしまう可能性もあります。

接待は大事なこともあります。ある業界では接待することで普段聞きにくい情報を収集することができ、禁止するということはできないところもあるようです。

しかし、LINE株式会社は接待を禁止することにしました。パートナーとの「オープンでフェアな関係」を続けるためです。

このようにLINEが人気である理由は会社の健全性にも理由があるようです。

とはいえ、セキュリティ面などでわからないことは多いもの。LINEをビジネスで利用する際には注意して使いたいものです。

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