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仕事の相談を上司にする前の方法や上手にするためのポイント

   

仕事の相談を上司にする前の方法や上手にするためのポイント

仕事をしていると自分ではどうしようもない場面は出てくるものです。

そんなときに相談している人は誰でしょうか。やはり仕事の相談では上司が多いことでしょう。

しかし、上司も仕事が忙しいのでなかなか相談しづらいもの。できれば上手に相談したいものです。

そこでここでは、上司に相談しやすくするための方法や上手に相談するためのポイントなどを紹介していきます。

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仕事の相談の相手は誰が一番多いのか実態を調査

仕事上での困ったことや悩みは自分だけで考えるのではなく、誰かに相談した方が解決できる場合が多いものです。

では、実際に仕事をしている人は誰に相談することが多いのでしょうか。まずは皆さんの実態を見てみましょう。

■仕事の相談は誰にすることが多いか?

1位:先輩・上司
2位:同期
3位:恋人
4位:社外の友達
5位:母親

やはり仕事を直接受けている、一緒に仕事をしている先輩や上司に相談する人が多いようですね。

一緒に仕事をしているので自分の現状も理解してもらっているでしょうし、これまでに同じ仕事をしてきた経験豊富な先輩や上司なのでその経験からのアドバイスをもらえるでしょう。

ただ、なかには先輩や上司の人間性や仕事ぶりに対して悩んでいる人もいるようです。このような人は先輩や上司にはなかなか相談しにくいですね。

上司に仕事の相談をする前に話しやすい関係づくりも大事

上司に相談したくてもなかなか相談できない人もいるのではないでしょうか。

それは、相談する前に「仕事の邪魔になるのではないか」、「こんなことを言ったら気を悪くしてしまうのではないか」といったことを考えて遠慮してしまうからです。上司は決してそんなことは思わないはずなのですが……。

では、上司に遠慮なく相談するにはどうしたらいいのでしょうか。

それは「話しやすい関係をつくる」ということです。話しやすい関係をつくることで、仕事の話もしやすくなり上司との関係も深まっていきます。

その「話しやすい関係をつくる」ためには雑談をすることです。雑談というと仕事に関係ないように思えますが、実は仕事と関係ないことを話すことでお互いの壁がなくなり話しやすい関係ができていくのです。

雑談はちょっとした休憩時間などにしてみるといいでしょう。無理して時間を作る必要はありません。話題は天気の話でもいいですし、共通するスポーツなどの話題でもいいです。

まずは話しやすい関係をつくり、なんでも相談できるようにしましょう。

上司に仕事のことを上手に相談するための3つのポイント

上司に仕事の相談するにしても、タイミングを考えないと上司に迷惑をかけてしまうこともあります。

また、相談内容がよくわからないと上司に時間を取らせてしまうことにもなります。そこで、ここでは上司に上手に相談するポイントを紹介します。

上手に相談するポイント その1:相談するタイミングを見計らう

上司に相談するタイミングは気になるものです。「あまり頻繁に相談すると迷惑をかけてしまうのではないか」「忙しそうだから今、相談すると迷惑なのでは」などと考えてしまうものです。

特に新人の人はわからないことが多いため、このように考えることが多いのではないでしょうか。

しかし、相談しないと仕事は進みません。逆に上司はわからないことがあればその都度相談して欲しいと思っているものです。もし、その時が相談を聞くタイミングでないとしても、あとで時間を作ってくれるでしょう。

ただ、会議中や電話中など他の人と会話しているようなタイミングでは相談すべきではないでしょう。

上手に相談するポイント その2:伝える方法を考える

今やメールが普及し情報を伝える手段は増えています。

しかし、上司への仕事の「相談」は口頭で伝えることをおすすめします。「報告」や「連絡」はメールでもかまいませんが、お互いのやりとりが多い「相談」にはメールは不適切です。

上司への相談は口頭で行うようにしましょう。

上手に相談するポイント その3:伝える内容と順番を考える

上司に相談する前に相談内容はしっかりとまとめておきましょう。そして、簡潔にまとめておきましょう。内容がよくまとまっていない上で相談しても、上司にうまく伝わらず時間を取らせてしまうことにもなりかねません。

また、内容をわかりやすく伝えるために話す順番についても考えておきましょう。上司には相談の背景がわからない場合もあります。

この場合には、経緯も説明する必要があるでしょう。まずは経緯を説明した上で相談内容を伝えていくべきです。このように、話す順番についても整理しておきましょう。

上司のことで相談したい場合の対応方法

直属の上司に仕事の相談をしてみたいと思っても、上司自体に問題がありそのことを相談したいのであれば、直属の上司には相談しにくいでしょう。

このような場合には、さらに上の上司に相談してみるのも一つの手です。課長のことで相談したいのであれば、部長に相談してみるということです。

ただし、気をつけておきたいことがあります。それはさらに上の上司に相談することで仕事や立場に悪影響を及ぼす可能性があるということです。

本来、直属の上司に相談すべきところを順番を抜いてさらに上の上司に相談するわけですから直属の上司からの評価は下がってしまうかもしれません。

パワハラなど社会上問題になることであれば、そのことが発覚した時には会社の問題にもかかわってきますから、きちんと上の上司に相談すべきでしょう。

ただ、上司の仕事のやり方や性格など本人の問題であれば、上の上司に相談すべきか十分に考慮した上で相談するようにしましょう。

上司に仕事の相談をする際の順番と注意点

最後に今一度、上司に仕事の相談をする際の順番について紹介します。

前にも書いたように、上司に仕事の相談をするときに注意しなければいけないことは「相談内容が正確に伝わっているか」ということです。

そのためには順番を踏んで簡潔に説明する必要があります。順番がバラバラで、長々と話しているようでは、上司を混乱させてしまいかねません。それでは相談を聞こうにも聞けないでしょう。

相談の手順としては、「何の相談か」「具体的な相談内容」「自分の意見」「判断を仰ぐ」といった順番で話すといいでしょう。また、上司がその状況を理解していない場合は「何の相談か」「具体的な相談内容」の間に「相談するに至った経緯」を説明する必要もあるでしょう。

実際に相談する際には、途中途中で上司に理解してもらえているのか顔を伺いながらでも話すようにしましょう。

上司に話の内容を理解してもらえなければ、相談に対する判断もしてもらえません。

そして、上司に相談する際には、ビジネスマナーを守った上で相談するようにしましょう。

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