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風邪で欠勤する時に上司にメールで連絡してもよい?メールで連絡する時の注意点

   

風邪で欠勤する時に上司にメールで連絡してもよい?メールで連絡する時の注意点

風邪などで急遽、仕事を休まざるを得ないことはあるでしょう。

この時に上司などに連絡することになりますが、皆さんはどのように連絡していますか。

基本的には電話することですが、最近はメールで連絡する人も多いようです。
しかし、メールでの連絡は本当によいのでしょうか。

ここでは、仕事を休む時にメールでの連絡についての良し悪しを紹介するとともに、メールで連絡する際の注意点などを紹介していきます。

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風邪での上司への休暇連絡は電話が基本、メールは最終手段

仕事を休む時の連絡は電話が基本です。現代ではメールが普及して、それを使って連絡する人もいますが、必ず電話で連絡しましょう。

なぜなら、メールだと連絡先の上司などが確認しているかわからないからです。

また、最近ではSNSが普及しているので、それを使って連絡する人もいるでしょう。SNSの場合は既読記録がつくものもあるので、確認されたかどうかはわかります。

だとしても、その場合でもSNSにメッセージがきていることに相手が気づかないことがあります。そのときは未確認のまま残ってしまう可能性もあります。

だから、きちんと電話しましょう。まずは上司などの相手先に直接電話してもいいですが、繋がらなかったときは会社に電話しましょう。

電話すれば上司などに直接連絡できなくても、職場の誰かに伝言してもらうことができます。その時に連絡できないにしても、確実に伝わるでしょう。

風邪などで仕事を休む時は電話かメールか状況に応じて使い分ける

先ほども書いたように、風邪などで仕事を休むときには電話で会社に連絡することが基本です。

しかし、会社に上司やチームメンバーの人が誰もいない場合には、直接、上司やリーダーなどの携帯に電話することになります。その際、電話がつながらなかったときはメールを使ってもいいでしょう。

そのときには上司だけではなくチームリーダーにもメールを送っておくほうが無難です。

また、風邪をひいて声が出ないなどなんらかの理由で電話できないこともあるでしょう。

その際はやむを得ないですが、メールを使って連絡してもかまわないかもしれません。このときはなぜ電話できないのか理由もきちんと書いておきましょう。

基本的には電話で連絡することがベストですが、状況によっては電話できない場合もありますので、臨機応変に電話とメールを使い分けるといいでしょう。

風邪で仕事を休む場合に上司へ送るメールで気をつけたいこと

仕事を休む場合は電話で連絡することが基本ですが、風邪で声が出ないなどどうしても電話できない場合はメールで連絡するのもやむを得ないでしょう。

ただ、メールで連絡する際には注意しておきたいことがあります。

ここでは、その注意点を紹介していきます。

まずはメール連絡が認められているか確認しておく

風邪かどうかに関わらず、仕事を休む場合において、メールで連絡することを会社が認めているのかどうか事前に確認しておきましょう。

たとえ、自分の知り合いの会社ではメールで連絡することが認められていたとしても、自分の会社で認められているとは限りません。

会社の就業規則をしっかり確認して、仕事を休む際の連絡の仕方を確認しておきましょう。

メールで連絡するときはできるだけ迅速に

メール連絡が会社で認められている場合、連絡する際には休むことが決まった時点で迅速に送付するようにしましょう。

できれば上司だけではなく、チームリーダーやチームメンバーにも送付しておいたほうがいいでしょう。1人だけに送付するとすぐに確認してもらえない可能性があります。

メールで連絡する際は、休むということだけではなく最低限引き継ぐことについても記載する

メールで仕事を休むことを連絡する際に、休ませてもらうことだけではなく、その日にしなければいけない仕事、出席しなければいけない会議など、誰かに引き継がなければいけないことも記載しておきましょう。

自分が休むことで少なからず仕事に影響を与えるものです。仕事を滞らせないためにも、その日にしなければいけない仕事はしっかりと伝えておきましょう。

風邪で仕事を休む時に上司に送るメールの文面について

風邪などの病気や急用などで仕事を休むことをメールで連絡することになった場合、メールにはどのような文面で書くといいのでしょうか。

病気や急用で仕事を休むことは誰にでもあることなので、特別大げさな表現にする必要はありませんが、休むことに対する謝意をしっかりと伝えられるように言葉づかいには気をつけましょう。

また、インフルエンザなど感染症で休む場合は、その後、会社側で対応が必要な場合もあります。だから、感染症なのかどうかもきちんと記載しておきましょう。

例文を紹介します。

風邪で仕事を休む時のメール文面例(上司宛)

営業課長〇〇様

□□です。おはようございます。

突然のことで申し訳ございませんが、昨晩から発熱と咳が出ており、今朝になっても症状がおさまっておりません。

本日はお休みさせてください。

インフルエンザではないと思われますが、これから病院を受診してきます。インフルエンザだった場合はあらためてご連絡します。

ご迷惑をおかけし大変申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

(署名)

風邪かどうかわからない時は、その日に通院するようにし、その旨書いておきましょう。

この文面では休むことだけを記載していますが、その日の仕事で引き継ぎが必要な場合には、そのことも記載しておくといいでしょう。

上司やお客様の体調不良に対するお見舞いを伝える時の注意点

これまでは自分が仕事を休む時のことについて書いてきましたが、その逆の場合もあります。

上司など目上の人が病気や怪我で休んだり、早退したりする時には部下である自分に連絡がくることがあるでしょう。また、お客様が風邪をひき、打ち合わせを中止にしてほしいと連絡がくることもあります。

この時によく使う言葉に「お大事に」や「お大事にしてください」といったものがあります。相手を気づかう言葉です。

しかし、この言葉にも正しい使い方があります。電話とメールそれぞれに合う言い方・敬語の使い方があるのです。

ここでは、その正しい使い方を紹介していきます。

上司やお客様に対しては敬意を払う必要があります。したがって、「お大事に」という言葉だけでは少し足りません。

正確には次のように伝えるとよいでしょう。

電話など口頭で伝える場合

「お大事になさってください」

メールなど文面で伝える場合

「ご自愛ください」

「ご自愛ください」という言葉は文語であるため、口語では使わないほうがよいでしょう。

さらにそれぞれの言葉の前に「くれぐれも」という言葉をつけると、さらに丁寧になるでしょう。

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