飲み会のキャンセルをメールで伝える時のマナーと注意点

飲み会の予定を急にキャンセルしなくてはいけない場合、あなたはどう伝えますか？

状況によってはメールで伝えることもありますが、文面だけで伝える時には、面と向かって伝える時よりも注意を払う必要があります。

では、メールで飲み会のキャンセルを伝える時にはどのような事を気を付けるべきなのか、詳しくまとめてみました。

ぜひ参考にして、スマートに連絡しましょう！

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飲み会のキャンセルをメールで伝える時のポイント

メールで飲み会を断ることってありますよね。

特に顧客、上司、先輩などのかしこまった対応が必要なときは、メールで断る方が断りやすいことがあります。

しかし、メールで断るときは、相手に失礼があってはいけません。

例え飲み会のお断りでも、細心の注意を払いましょう。

たとえば、

「飲み会のお誘い頂きましてありがとうございます。

大変残念ではございますが、その日はどうしても外せない用事がございますので、ご辞退させていただきますことをお許しください。

次回は是非参加させていただきますので、またのお誘いを心待ちにしております。」

などと送ってみましょう。

また、上司と先輩で違いはあるのですが、親しい関係でなければ、あえて「理由の詳細を記載しない」ようにもできます。

それから、「金銭系」「先約系」は、ＮＧに近いと思ってください。

相手が顧客、上司、先輩なら、話している内容では無く、書いて送る内容であることを考えて、シビアに理由を選びましょう。

飲み会のキャンセルをメールで伝える時の注意点

飲み会の4時間前に、メールでキャンセルしました。

「ごめんなさい。今富士山なので、戻るのが遅くなります。

そのため、今夜の飲み会は欠席とさせてください。

キャンセル料があれば、すぐに払うのでご連絡ください。

本当にすみません。また誘ってもらえたら嬉しいです。」

という内容で送りました。

今回のポイントは、理由を正直に伝えたところです。

「いきなり富士山」と笑ってもらえたらいいな、と思いました。

そして実際に、次に会ったときに、ツッコミを入れてもらえました。

ただ、ドタキャンを心良く思わない人もいます。

そのため、この方法は、相手との関係が重要です。

正直に言いにくい相手なら、体調不良を理由にするのをおすすめします。

それから、申し訳ない気持ちを伝え、会費に触れ、次の集まりへの参加要望を入れる、というのもポイントです。

最後の「また誘って欲しい」とプラスすれば、「今回はドタキャンしたけど本当は参加したかった」というのを表せます。

飲み会のキャンセルはメールでもいいの？

電話が無理な場合は、メールでキャンセルの連絡ができます。

その時は、飲み会をキャンセルすることを申し訳なく思っている、というのをしっかりと表しましょう。

そして、キャンセルする理由を書くことも大事です。

時間に余裕がなければ、電話でキャンセルをする時と同じで、最低限度の謝罪をしないといけません。

キャンセルする理由を短く書き、「謝罪と理由などは、後で詳しく話します」などと書けば、後で対応することができるでしょう。

メールでは、どうしても気持ちが伝わりにくいところがあります。

そのため、誠意のある内容になっているかどうか、文章をしっかりと考えて見直してから、相手に送りましょう。

時間に余裕があれば、キャンセル料や割り勘などの話しも付け加えてください。

そうすれば、相手に不快な思いをさせません。

メールは後に残るし、他の参加者にも見られてしまうことがあります。

そのため、メールでキャンセルをするときは、細心の注意が必要になります。

メールが上手に書けないときはとりあえず簡潔に書き、落ち着いたら詳細を書いて送りましょう。

会社の飲み会をメールでキャンセルする場合は丁寧な文面を心がけて！

飲み会を断るときは、気をつけて行わないといけません。

何度もお誘いを断り続ければ、後々の人間関係にも関係します。

そこで、会社や友達からのお誘いを、メールで断る場合は、どのようなことを注意するべきいなのか、みていきましょう。

飲み会のキャンセルをするのに、メールを使うことはとても良い方法だと言えます。

どうしてかというと、考える時間があるからです。

直接会っているときに誘われたら、行きたくない場合は、その理由をその場で作る必要があります。

しかし、メールの場合は、断る理由を考える時間があります。

そのため、メールで飲み会をキャンセルするのは、良い方法と言えるのです。

メールで飲み会をキャンセルするときは、お誘いは嬉しいけど行けない理由があることを伝えてください。

「お誘いありがとうございます。しかし、今日は○○があるので参加できません。ごめんなさい。次回は行けるようにするから、また飲みましょう」

というように書いてください。

メールで断るときは、口頭で断るよりも丁寧に断るのがポイントです。

飲み会当日にメールでキャンセルした人の料金はどうするべき？

私が幹事の飲み会があるのですが、今朝、参加予定の１人が体調不良のためにキャンセルするというメールが来ました。

メールには、キャンセルの謝罪は書いてあったのですが、費用については何も書いてありませんでした。

前に、「体調が良くないから、前日の体調によって連絡します」というメールが来ていたのですが、メールが来たのは当日でした。

店は料理７品＋飲み放題コースで予約していて、人数変更は前日までです。

店を予約してから、参加者全員に日時・時間の連絡をメールしたときに、「コースで予約したので、キャンセルは前日までにお願いします。」書きました。

しかし、「当日キャンセルの場合は、料金の支払いをお願いします。」とは書いていません。

私の説明不足になるのかもしれませんが、ネットで調べてみたら、「当日キャンセルの場合、料金を払うのは常識」となっています。

この場合は、当日キャンセルをした人に、全額を支払ってもらうべきなのでしょうか？

飲み会当日にメールでキャンセルした人の料金は自分で払ってもらうべき！

コース料理なのでキャンセルは前日までにとメールしているので、当日キャンセルした人には一人分を払ってもらってよいと思います。

コース以外のメニューや飲み物を注文するなどして、追加料金が発生したのであれば、その分は参加した人だけで割り勘にしましょう。

当日のキャンセルは料金が発生する事はごくごく当然ですし、「キャンセルは前日までにお願いします」とも説明しているので、当日のキャンセルができないことは伝えています。

余分に出てきた料理はみんなで食べるからと割り勘にすると、不満を抱く人もいるでしょう。

かと言って、幹事が負担することはないと思います。

キャンセルした人には、

「キャンセルは前日までにとメールしていたと思うんだけど、お店に確認したらやっぱり当日のキャンセルはできないと言われてしまって。申し訳ないけれど、コースの料理分の料金をいただいてもいいかな？」

などと、お店側にも交渉したんだけれど・・・という姿勢を見せつつ、支払いをしてもらうようメールしてみてはいかがでしょうか。