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社会人がメールアドレスを変更する時に気をつけたいこと

   

社会人がメールアドレスを変更する時に気をつけたいこと

メールアドレスを変更したら変更の連絡をするものですが、社会人はビジネス上の観点からも必須の行為ではないでしょうか。

万が一、変更の連絡を怠ると、連絡が取れなくなり仕事にも支障が出てしまう場合もあります。

そこでここでは、社会人がメールアドレスを変更した時に送信するお知らせメールの注意点などを紹介していきます。

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アドレス変更お知らせメールを出すときに社会人としてすべきこと

メールアドレスを変更した時には、ビジネス上、「メールアドレス変更のお知らせ」のメールを送ることでしょう。

連絡せずにメールアドレスの変更を機に連絡が取れなくなってしまっては、ビジネスにとって大きな支障が出てしまいます。

さらに「メールアドレス変更のお知らせ」のメールを送る時には、新しいメールアドレスだけではなく、電話番号も合わせて明記しておくことをオススメします。
万が一、新しいメールアドレスで連絡がつかなかった場合に、電話番号が明記されていると電話連絡することができます。

また、電話番号が一緒に明記されていることで、その人の特定がしやすくなります。

メールアドレスだけでも個人の特定はできますが、電話番号もあれば検索する際にも特定しやすいです。

このように、メールアドレスを変更した際の連絡には、電話番号もぜひ明記するようにしましょう。

社会人のメールアドレスには微妙なものは避ける

現代の仕事現場では、メールで上司や取引先の人と連絡し合うことが多いことでしょう。

会社のメールアドレスは、会社のル-ルにしたがって決められ支給されるところも多いでしょうが、自分で決められる会社もあるものです。

でも、この時に気をつけたいのが、そのアドレスのつけ方です。

アドレスを変更することになった場合は、このアドレスのつけ方にも注意しましょう。

自分の名前やニックネームなどであればまだしも、彼女の名前や誕生日、付き合い出した記念日などをアドレスにつける人もいるようです。

プライベートで使うメールアドレスであればそれでもかまいませんが、ビジネスで使うメールアドレスにはこのようなつけ方は避けた方がいいでしょう。

メールのやり取りをする上では特に問題はありませんが、アドレス交換をした時にやはりお互い恥ずかしくなるものです。

また、アドレスによってはその人自身を疑われてしまうこともありますので注意しましょう。

社会人は注意したい!アドレス変更メールの一斉送信での注意点

メールアドレス変更のお知らせメールを送信する際に気をつけておきたいことがあります。

それは、一斉送信についてです。

送信する相手がたくさんいる場合には一斉送信したいものですが、送信相手の指定には注意しましょう。

送信先の相手がみんな知っている人同士であれば問題ありませんが、中に知らない人同士がいる場合には、一斉送信してしまうとメールアドレスが漏洩してしまう可能性があります。

メールを選択すると、そのメールに設定されている宛先、CCの情報が表示されます。送信先のアドレスが宛先やCCで指定されている場合には、そのアドレスが全部分かってしまうのです。

メールアドレスは個人情報なので、知らない人にメールアドレスを知られてしまうことは迷惑でしょう。

では、どうしたらいいのでしょうか。

それは、BCCに送信先のアドレスを設定するのです。

BCCに設定されたメールアドレスは、他の送信先の人には見えないようになっています。

一斉送信する相手先のメールアドレスをBCCに設定することにより、他の人には誰に送っているのか見られずに送信することができるのです。

このように、メールアドレス変更のお知らせメールを一斉送信する場合には、送信相手の指定には注意しましょう。

社会人がアドレス変更のお知らせメールを送るときに使える例文

メールアドレスを変更したら、関係者に変更したことをお知らせするメールをすぐに送信しましょう。
特に取引先の方にメールを送る時には文面にも注意しましょう。
ここにその文面例を紹介します。

(個人宛に送る場合)
株式会社□□□□ □□□支社
企画開発部 ○○課長
                株式会社□□□ 営業部
                法人営業第二課課長 ○○○○

       メールアドレス変更のお知らせ

謹啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたび弊社におきまして、業務システム刷新の一環として
営業社員のメールアドレスを一斉に変更することになりました。

私のメールアドレスも下記の通り変更致しましたので、登録アドレス
の変更をお願い申し上げます。

なお、今後約1ヶ月間は旧アドレス宛のメールもお受け致します。

まずは、取り急ぎメールアドレス変更のお知らせまで。   敬白

             記

    新しいメールアドレス hojin2@work.co.jp

                            以上

(部署単位で送る場合)
宛先を次のようにしましょう。

株式会社□□□□ □□□支社
企画開発部 関係者各位

取引先への送信メールは相手先の部署単位でもかまいませんが、できたら個人単位で送ることをおすすめします。

相手先の人数が多くて個人単位では送れない場合は、せめて役職がついている方に向けては個人宛で送るようにするといいでしょう。

文面はビジネスメールとしては当たり前ですが、誰に向けての文面なのか、誰が送ったのかをきちんと記載しましょう。

また、「メールアドレスの変更」をお知らせすることを明記し、その直後の文面は季節の挨拶や日頃のお礼を伝えるようにするといいでしょう。

もちろん、新しいアドレスを記載しておくことを忘れないように。

社会人が同じメールアドレスを使い続けるには?

ここまではメールアドレスを変更せざるを得ない場合を対象に説明してきました。

ただ、メールアドレスは個人を特定するものでもあるので、できれば同じメールアドレスを使い続けたいものです。

しかし、プロバイダから支給されているものだったり、会社から支給されているものであれば変更せざるを得ない場合もあります。

プロバイダから支給されている場合は、そのプロバイダ業者に依存することになります。業者が倒産することもあるでしょうし、他の会社と合併して名称が変わることもあるでしょう。

そのたびにメールアドレスを変更してくてはいけなくなります。

また、会社から支給されている場合も、同じように会社が倒産などすればメールアドレスを変更せざるを得ません。

さらに定年になれば、そのメールアドレスは必然的に使えなくなります。

同じメールアドレスを永遠に使い続けるということを考えれば、自分のドメインを持つことがベストでしょう。

自分のドメインを持つには幾ばくかの費用が発生しますが、同じメールアドレスを使い続けることができるのです。

アドレス変更のお知らせメールを送る手間を省くためにも、可能であれば自分でドメインを持つことも考えてみてはいかがでしょうか。

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