会社としての適切な対応は…社員の欠勤に対する正しい処置

会社には様々な人が働いており、秩序をも待って組織を運営するためにはルールや規定が必要です。

今回は、病気治療・長期・無断など、様々な理由で欠勤する社員への対応についてまとめてみました。

対応次第では訴えられてしまうこともあり、意外にも多くの会社で対応に困っている社員の欠勤。

どう対応するべきなのか、ケースごとの対応を見ていきましょう。

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欠勤が多い社員を会社はどこまで許すべき？

まず重要になるのが社員の欠勤理由です。

勤怠不良の疑いのある社員は、業務に支障のない理由や病気などで欠勤する傾向にあり、その真偽についてしっかり把握しておく必要があります。

このような懸念がある社員には、その都度、受診した病院の診断書の提出を義務付けるか、会社が指定する病院での診断を促し、欠勤の必要性を会社が把握できるようにするべきです。

しかし、個人的にこのような措置をとるのは難しいため、社内規定に盛り込んでおくことが大切です。

その際は違反行為や虚偽についての会社の対応についても明記しておきましょう。

悪質な欠勤に対して会社がどのような対応をとるか公にしておくだけでも、抑止力が働きむやみな欠勤が減ってくるはずです。

またもう一つ考慮しておきたい点は、会社を欠勤する理由が社員ではなく、職場内に問題がある場合があります。

特に、長期病気療養や精神疾患などは、労働環境が影響していることもあり、劣悪な社内状況や労働条件がある場合には、責任の一端が会社側にあり、会社の責任問題へと発展してしまうこともあります。

最近は人間関係などで欠勤する社員も増えているため、会社としてはしっかり調査し、会社の正当性を示しておく必要があります。

社員一人一人の面談や社内の安定を図る取り組みを実施しておくことをお勧めします。

欠勤の多い社員は2度まで許そう！

欠勤の多い社員にはどのような対応が適切なのでしょうか…

基本的には勤怠不良が疑われる社員の欠勤の対応は、直属の上司がすることになります。

仕事で接する中で、仕事への取り組み方や人となりを理解している上司であれば、欠勤の理由の真偽については、何となく感じ取ることができるのではないでしょうか。

しかし欠勤理由が疑わしいものであっても、2度までは目をつぶるようにしましょう。

まず、1度目の対応はなるべくライトに受け止め、身体を労わるような言葉をかけておきましょう。1度目に嘘だと感じても、責めたり疑ったりすると、その後の関係性に亀裂が入ってしまうこともあります。

同じ理由で2度目の欠勤がある場合も、大人の対応を心がけることが大切です。

常識的には同じ理由で3度の欠勤は考えにくいので、2度目までは受け流す程度の対応に留めておきましょう。

欠勤多い社員…改善しない場合は？

先ほども述べましたが、勤怠不良の疑いがある社員への対応は、会社としてどのような処置をするのかを社員に対して明確にしておく必要があります。

会社側がどのように対応するかを罰則化しておくことで、該当社員への警告する働きの他に、該当社員以外の社員に対する不公平感をなくす働きもあります。

該当社員が一人いるだけで、まじめに業務に取り組む社員の仕事への士気が下がってしまう懸念があり、払拭するためにも会社の方針を明確にしておくことが大切なのです。

対応が後手に回ると、問題や社員間の不満が大きくなってしまうので、できるだけ早めに対応できるように、会社として問題が発生する前に基本となるマニュアルを作っておきましょう。

盛り込む内容としては

• いかなる遅刻、欠勤、早退でも届け出の提出の義務付け
• 届け出を提出する際に生じる社員本人の責任の有無や範囲
• 届け出提出の際、会社から求められた時には医師の診断書を提出

などが挙げられます。

まずはこの軸を基本とし、会社としての方針を肉付けしていきましょう。

またこの内容を全社員が認知しておく必要があります。

マニュアルがあっても、社員が理解していない場合に、トラブルに発展してしまう可能性もあります。

ぜひ会社一丸となって、徹底するようにしましょう。

欠勤が多い社員は解雇も有り得る!?

社員の欠勤が多く、勤怠不良の疑いがあったとしても、会社と社員は雇用契約を結んでいるため、会社側がどんなに雇用を解除指定と思っても、簡単に当該社員を解雇することはできません。

解雇するために、まず考慮すべき点は、欠勤日数の割合と欠勤の理由の2点です。

欠勤日数の多さで解雇したい場合には、直近1年間の勤率が8割以上かどうかが基準となり、8割を下回らなければ、正当な解雇とは言えないでしょう。

しかし、欠勤日数の割合に問題がない場合でも、解雇できるケースもあります。

それは2点目の欠勤の理由です。

常識外の理由や度重なる虚偽の理由があった場合には、解雇するだけの正当性が認められることがあります。

その際は当該社員に対して、欠勤理由を証明するための領収書や診断書などの提出を促し、真偽について会社側が見極めることが重要になります、

欠勤が多い勤怠社員…いつ解雇できる？

今までの解雇状況では、無断で2週間以上の欠勤が続いた場合には正当な解雇理由として成立する傾向にあります。

また無断欠勤の日数が2週間に満たない場合でも、悪質や社会的問題がある時には、会社側からの解雇が認められるケースもあります。

その他には、欠勤日数に問題がない場合でも欠勤理由の虚偽報告や常軌を逸した事例には解雇が認められるでしょう。

虚偽と言っても常識の範囲内の嘘であれば、解雇理由としては認められません。

軽度の虚偽欠勤に対して、会社側が社員を解雇した場合には、会社側の責任問題にも発展しかねません。

社員との信頼関係が損なわれ、会社として成り立たなくなってしまう可能性もあるので、正当性のない無理な解雇は控えましょう。

社員も会社も常識の範囲内で、欠勤について対応していく必要があります。

問題が発生する前に、欠勤に対してのスタンスを明確にしておきましょう。